Retningslinjer for tilskudd til kulturarenaer

Hedmark fylkeskommune har ansvar for å fordele statlige spillemidler til fylkets kulturarenaer. Målet med tilskuddsordningen for kulturarenaer er å skape gode kulturelle møteplasser. Dette gjøres gjennom bidrag til utvikling av ulike kulturarenaer som gir rom for variert kulturell virksomhet i lokalmiljøet og i regionen.

 (Disse retningslinjer ble vedtatt av fylkesrådet 24.06.2013 (sak 156/13) og er gjeldende fra og med tildelingsåret 2014.)

Hva regnes som kulturarena?

Med kulturarena menes i denne sammenhengen:

  • Arena for kulturaktiviteter:
    • kulturhus
    • flerbrukssaler
    • samfunnshus / grendehus / forsamlingshus
    • utearenaer for kulturaktivitet
    • Spesiallokaler for kunst og kultur:
      • teater / scenekunstlokaler
      • konsertsaler
      • gallerier / formidlingslokaler for billedkunst
      • bygg for museum eller kulturverntiltak
      • bibliotek
      • kino
    • Lokaler og verksteder for øving/produksjon av kultur

 

  Ordningen gir ikke tilskudd til:

  • Kirkebygg og andre religiøse lokaler
  • Lokaler til kommersielle kulturformål:
    • faste gallerier
    • selskapslokaler
    • verksteder og utstillingslokaler for salg
    • kino drevet av kommersielle aktører

Hva kan du søke om tilskudd til?

 

For å få til en kulturarena der det ikke finnes slikt fra før kan du få tilskudd til:

  • Kjøp av lokaler til kulturformål
  • Nybygging av kulturarena
  • Ombygging av eksisterende lokaler til kulturformål

 

I et eksisterende lokale kan du få tilskudd til:

  • Ombygging / tilbygg, f.eks.
    • lagerrom
    • Modernisering / rehabilitering, f.eks.
      Vindusblending
  • Tilrettelegging av romakustikk/lydisolasjon
  • Tilrettelegging for universell utforming
  • ENØK tiltak / varmepumpe
  • Fastmontert inventar, f.eks.:
    • Amfiløsning
    • Scenerigg
    • Teleslynge
    • Kjøkkeninnredning
    • Teknikk (f.eks. lyd-, lys- og sceneteknikk)

 

 

 

Du kan ikke få tilskudd til:

  • Vedlikehold og drift
    • Utbedring av skader som skyldes feil ved planlegging, utførelse eller manglende vedlikehold
  • Rehabilitering av en kulturarena som er yngre enn 10 år.
  • Dekning av gjeld
  • Erverv av grunn
  • Utomhusarbeider, f.eks.:
    • Tilførsel av vann/kloakk/strøm
    • Inngjerding
    • Veier
    • Parkeringsplasser
  • Løst utstyr, f.eks.:
    • Stoler
    • Bord
    • Sceneutstyr
    • Hvitevarer
  • Ferdigstilte byggeprosjekter som ikke tidligere har søkt om støtte

 

 

Hvilke krav stilles det til prosjektet du søker om?

 

Planlegging og gjennomføring av prosjektet

  • Prosjektet må være planlagt ut fra definerte behov. Disse må beskrives i et eget vedlegg.
  • Prosjektet skal gjennomføres i henhold til gjeldende bestemmelser i plan- og bygningsloven.
  • Kulturarenaen skal oppfylle kravene til universell utforming, inkludert akustikk.
    Kravene gjelder både ved nybygging og ombygging/rehabilitering.
  • Kulturarenaen bør få en estetisk arkitektonisk utforming.
  • Kulturarenaen må gis en funksjonell teknisk utforming. Relevant teknisk ekspertise (f.eks. sceneteknisk og/eller akustisk kompetanse) bør derfor involveres allerede tidlig i planleggingsfasen.

 

Krav til lokalene etter ferdigstilling av prosjektet

  • Kulturarenaen skal benyttes til kulturformål i minst 20 år.
  • Arenaen skal være åpne for all lovlig kulturvirksomhet.
  • Ingen må stenges ute av religiøse, sosiale eller politiske hensyn.

Hvis disse kravene ikke etterkommes kan fylkeskommunen kreve tilbakebetaling av tilskuddet.

 

Hvor mye tilskudd kan du søke om?

Du kan søke om 1/3 av prosjektets totale, godkjente kostnad. Ved samlokalisering med andre formål foretas det en kostnadsdeling av fellesarealer og sambruksarealer.
Maksimal tilskuddssum for både lokale og regionale kulturarena er kr. 1 500 000.
Nedre grense for total, godkjent kostnadsramme er kr. 150 000. Minimal tilskuddssum er dermed kr. 50 000.

For kulturarenaer der flere separate kulturfunksjoner inngår, er det anledning til å sende inntil tre ulike søknader om tilskudd.

  

Hvem kan være søker?

Enhver ikke-kommersiell, demokratisk oppbygd organisasjon* kan søke om tilskudd:

  • Offentlige instanser:
    • Fylkeskommuner
    • Kommuner
    • Kommunale foretak
  • Frivillige organisasjoner
    • Lag
    • Foreninger
    • Stiftelser
    • Samvirkeforetak (SA) (tidligere andelslag (AL), samvirkelag og andre selskaper med begrenset ansvar (BA))
  • Institusjoner
  • Aksjeselskap

* Vedtektene må kontrolleres av kommunen med bakgrunn i disse kravene.

 

Hvordan skal du søke?

Før du starter søkeprosessen skal du ta kontakt med kommunen. Der kan de kontrollere om du faktisk har anledning til å søke tilskudd til din kulturarena via denne ordningen. Du vil bli invitert til et oppstartsmøte der kommunen vil informere nærmere om muligheter for, og krav til ditt prosjekt. Kommunen må byggesaksgodkjenne ditt prosjekt før du kan sende søknaden om tilskudd.
God rådgivning allerede i planleggingsfasen kan spare deg for kostbare korrigeringer i etterkant. Kommunen kan formidle kontakt med relevant fagekspertise.

 

Søknadsfristen blir annonsert av den enkelte kommune og er ordinært innenfor perioden september – november. Beregn god tid til å utforme søknaden og hente inn de nødvendige vedleggene.

 

Selve søknaden fylles ut digitalt på www.idrettsanlegg.no.
(NB: Ikke la deg forvirre: søknadsprosedyren for idrettsanlegg gjelder også for kulturarena).
På disse nettsidene finner du også en brukerveiledning og diverse skjemaer som du vil trenge som vedlegg.

Søknaden sendes automatisk til kommunen hvor kulturarenaen er lokalisert.

 

Hvilke krav stilles til søknadens vedlegg?

Du må legge ved følgende dokumenter og skjemaer i digitalt format. Bruk gjerne lista til å krysse av. Her kan du laste ned denne lista som eget dokument.

Ok?

 

1. 

Opplysninger om søker

 

Vedtekter for søkerorganisasjonen.

2.      

Opplysninger om prosjektet og behovsgrunnlaget

 

Hva er formålet med prosjektet?
Hva skal konkret gjøres/bygges i dette prosjektet?

 

Hvilke behov ligger til grunn for prosjektet?
Hvilke andre kulturarenaer finnes på stedet eller i rimelig nærhet?

3.      

Dokumentasjon av bygget/prosjektet

 

Fullstendig tegningsmateriale for bygget skal følge søknaden. Tegningene skal være byggesaksgodkjent av kommunen.

 

ENØK rapport skal vedlegges dersom du søker om tilskudd til ENØK-tiltak i eksisterende bygg.

 

Akustikk-rapport skal vedlegges søknader om akustisk forbedring eller tilpasning.

4.       

Detaljert kostnadsoverslag

 

Bruk skjema for kostnadsoverslag som du finner her. Eller bruk HFKs eget skjema for kostnadsoverslag som inkluderer finansieringsplanen.

Prosjektets budsjett skal inneholde:

  • Kostnadsoverslag fordelt på materiell- og arbeidskostnader.
  • Dugnadsinnsats
  • Eventuelle rabatter/gaver
  • Kostnader til administrasjon (kan maksimalt utgjøre 5% av totalkostnaden).
  • Avsetninger til uforutsett og reserve.

Ved samlokalisering (med f.eks. skole) beregnes både totalkostnaden og delkostnaden for lokalene til kulturarenaformål.

 

Kostnadene for prosjektet skal dokumenteres ved å innhente tilbud fra firma.
Legg ved kopi av tilbudene. Forklar hvilke beløp fra disse tilbudene det er som inngår i totalbeløpene du har oppgitt i kostnadsoverslaget.

5.       

Finansieringsplan og dokumentasjon på de ulike postene

 

Finansieringsplanen skal ha dekning for byggets samlede kostnader.
Alle postene i finansieringsplanen skal dokumenteres.

 

  • Egenkapital bekreftes med:
    • kontoutskrift fra banken

 

  • Lån bekreftes med:
    • kopi av lånetilsagn fra bank. På tilsagnet skal også lånets vilkår framgå.

 

  • Kommunalt og/eller fylkeskommunalt tilskudd bekreftes med:
    • kopi av vedtaket om innvilget tilskudd.

Det samme gjelder for en eventuell (fylkes-)kommunal garanti.

 

 

  • Verdien på dugnadsinnsatsen skal dokumenteres med:
    • tilbud/anbud fra firma. Det er ikke anledning til å beregne MVA for dugnad.

6.      

Plan for drift av kulturarenaen

 

Bruk eget skjema for plan for drift. Planen skal inneholde:

  • Plan for bruk, brukstid og brukergrupper
  • Plan for drift og vedlikehold
  • Driftsbudsjett inkl. opplysninger om kapitalkostnader

7.       

Grunnbokutskrift – feste/leieavtale

 

Kopi av bekreftet grunnbokutskrift for grunnen der huset skal bygges.
Ved avtale om feste/leie kreves kopi av tinglyst feste/leieavtale på minimum 20 år.
Eventuelle utleieregler for organisasjoner må også vedlegges.

Hvordan blir din søknad behandlet?

Kommunen som har mottatt din søknad kontrollerer om:

  • du er en berettiget til å søke
  • kulturarenaen har fått tilskudd fra denne ordningen tidligere
  • prosjektet ligger innenfor ordningens målområde
  • prosjektets fremdriftsplan og budsjett er realistiske
  • søknadssummen utgjør 1/3 del av prosjektets totalkostnad
  • prosjektet er byggesaksgodkjent
  • du har lagt ved de nødvendige vedleggene

 

Kommunen kan be deg om ytterligere opplysninger/dokumentasjon hvis noe skulle mangle.

 

Når kommunen har sjekket om søknadene de har fått inn er komplett eller ikke, setter kommunen opp en prioritert liste over søknadene. Kommunen videresender de komplette søknadene og den politisk vedtatte prioriteringslisten til fylkeskommunen innen den fylkeskommunale fristen. I Hedmark er denne fristen 15. januar.

 

Fylkeskommunen mottar søknader fra alle kommuner og vil enten godkjenne eller ikke godkjenne din søknad. Hvis noe fortsatt mangler kan fylkeskommunen be kommunen/søker skaffe ytterligere opplysninger eller dokumentasjon før søknaden eventuelt kan godkjennes. Fylkeskommunen sender deretter en oversikt over innkomne, godkjente søknader og deres totale prosjektkostnader over til Kulturdepartementet innen 15. mars.

 

Fylkeskommunen setter opp en prioritert liste over godkjente søknader. Prioriteringen foretas etter følgende kriterier:

  • Gjentatt søknad (for prosjekt som har fått deltilsagn året før)
  • Tilleggssøknad (for prosjekt som har blitt vesentlig dyrere enn budsjettert)
  • Kommunens prioriteringsliste
  • Lengden på søknadens ventetid før tilsagn blir gitt
  • Total søknadssum fra kommunen
  • Geografiske / regionale hensyn

Prioriteringslisten vedtas politisk i fylkeskommunen.

 

I mai mottar fylkeskommunen et tildelingsbrev fra Kulturdepartementet med beskjed om fordelingen av årets spillemidler til tilskuddsordningen for kulturarena. Fylkeskommunen fordeler deretter disse midlene administrativt i henhold til fylkeskommunens prioriterte søknadsliste.

 

Innen 1. juli vil du få beskjed om ditt prosjekt har fått tildelt midler eller ikke. I tilsagns- eller avslagsbrevet vil du også få informasjon om klagemuligheter og klagefrist.
Søkere har rett til å klage på enkeltvedtak (Forvaltningsloven § 28, andre ledd). Klager på fylkeskommunens vedtak rettes til Kulturdepartementet.
 

 

Hva skjer videre med din søknad?

Venter du på tilsagn? Husk å fornye søknaden!

Inntil du har fått tilsagn er det viktig at du årlig fornyer søknaden på www.idrettsanlegg.no innen den kommunale fristen for å opprettholde din plass i systemet.
Så lenge din søknad er godkjent trenger du ikke å foreta endringer i din opprinnelige søknad.
Ikke godkjente søknader må derimot korrigeres/suppleres slik at de kan bli godkjent. Ta kontakt med kommunen for råd og veiledning til å utforme en fornyet søknad.
Fornyede søknader blir prioritert framfor helt nye søknader.

Fått et deltilsagn? Husk å fornye søknaden!

Selv om du har fått søknaden din godkjent av fylkeskommunen og tilsagn om midler, er det ikke sikkert at du får alle pengene samme året du søker. Du som har fått et deltilsagn må huske å gjenta søknaden på www.idrettsanlegg.no innen den kommunale fristen.

Tilleggssøknad – med endringer

Hvis det viser seg at prosjektet du har fått tilsagn om tilskudd til blir langt dyrere enn antatt, eller at omfanget på prosjektet må utvides underveis (men innenfor maks tilskuddsramme på 1 mill. kroner), sender du en tilleggssøknad på www.idrettsanlegg.no innen den kommunale fristen. Du legger da inn endringer i forhold til din opprinnelige søknad. Saksbehandling av tilleggssøknaden er lik den ordinære saksbehandlingen som er beskrevet over. Tilleggssøknader blir prioritert framfor helt nye søknader.

 

Når kan du få utbetalt midlene du har fått tilsagn om?

Alle tilskudd fra denne tilskuddsordningen blir utbetalt via kommunen.

OBS! Vesentlige endringer underveis i prosjektet må meldes til fylkeskommunen fortløpende.

Delutbetaling

Du kan få utbetalt inntil 85 % av tilsagnsbeløpet som delutbetalinger underveis i prosjektet.

Du sender da en søknad til kommunen om en delutbetaling av tilskuddet du har fått tilsagn om.
Denne søknaden må inneholde dokumentasjon på at du har betalt, mottatt eller i nærmeste framtid vil motta fakturaer som tilsammen er på minst det beløpet du søker om.

Sluttrapportering og -utbetaling

Du må sende sluttrapport, prosjektregnskap og revisjonsrapport til kommunen innen 2 år etter at du har fått tilsagn om midler. D.v.s. innen 24 måneder etter tilsagnsbrevets dato.

Etter at fylkeskommunen har mottatt en utbetalingsanmodning fra kommunen, med vedlagt prosjektets sluttrapport, prosjektregnskap og revisorrapport, overføres midlene til kommunen. Regnskap for prosjekter med tilskudd på over kr. 100 000,- skal revideres av kommunens revisor. Ved lavere tilskudd kan du bruke en annen revisor.

Hvis regnskapet viser at prosjektet har blitt rimeligere enn forutsatt i budsjettet vil tilsvarende andel av tilsagnsbeløpet bli inndratt.

Nasjonale retningslinjer for tilskuddsordningen

Kulturdepartementets egne retningslinjer finner du her: https://www.regjeringen.no/nb/dokumenter/Retningslinjer-for-forvaltning-av-desentralisert-ordning-for-tilskudd-til-kulturbygg/id592014/