Personopplysninger

Datatilsynet stiller krav til informasjon om bruken av datasystemer i henhold til Personopplysningsloven §19 og §20. Her finner du informasjon om personopplysninger i datasystemer som er i bruk skoleåret 2016-2017  i utdanningssektoren i Hedmark fylkeskommune. 

Personopplysningsloven med forskrift regulerer bruk av personopplysninger, disse ligger tilgjengelig på http://www.lovdata.no

Under finner du informasjon om hvordan Hedmark fylkeskommune behandler elevers personopplysninger i ulike systemer. 

SATS- skoleadministrativt system

Active Directory - katalogtjeneste

Brukeradministrativt system (BAS)

SkoleArena - fraværs- og karakterregistrering

 Læringsplattform

Verktøy for plagiatkontroll i læringsplattformen (Ephorus)

Creaza

Office 365

Utskriftssystem på skolene – gjelder Equitrac og Safecom 

Trapeze Cert– skoleskyssadministrativt system

Økonomisystem – utfakturering 

Portalen

PC-registeret

Feide

ESA

OTTO - oppfølgingstjenesten

ENGAGE

Hjernen & Hjertet

  

SATS - skoleadministrativt system

Her vil informasjon om elevens personalia være registrert:

  • Fullt navn
  • Fødselsnummer
  • Adresse
  • Foresattes navn, adresse, telefonnummer
  • Utdanningsløp
  • Skoletilhørighet
  • Klassetilhørighet
  • Fag- og undervisningsgrupper
  • Fravær inkl. merknader
  • Karakterer inkl. merknader
  • Eksamensresultater
  • Peker til bildefil

Tilgang til systemet er begrenset til personell med tjenstlig behov.

Active Directory (AD) - påloggingstjeneste

Hedmark fylkeskommune benytter Active Directory (AD) som katalogtjeneste. AD inneholder bl.a. brukerkontoer, datamaskiner og grupper som gjør det mulig å benytte Hedmark fylkeskommunes nettverk og datasystemer. Brukerdata oppbevares så lenge du er elev ved en skole i Hedmark fylkeskommune, og bruker fjernes 90 dager etter at eleven er ferdig med opplæringen ved skolen. Bruker -og gruppeinformasjon fra AD benyttes og overføres til Office 365 (skytjeneste fra Microsoft)

Brukeradministrativt system (BAS)

Hedmark fylkeskommune benytter Microsoft Identity Manager som BAS for å vedlikeholde brukere og grupper. BAS inneholder data importert fra skoleadministrativt system (SATS). Nødvendige brukerdata (for å gi en brukerkonto) oppbevares så lenge du er elev ved en skole i Hedmark fylkeskommune, og fjernes 90 dager etter at eleven er ferdig med opplæringen ved skolen. Fødselsnummer og brukernavn blir etter krav fra Feide lagret i historisk base for å sikre at brukernavn forblir unike i Hedmark fylkeskommune.

SkoleArena - fraværs- og karakterregistrering

SkoleArena (SA) er et program som benyttes til fraværs- og karakterføring. Data oppbevares og er tilgjengelig i SA så lenge du er elev. Deretter eksporteres opplysningene til SATS. Elever har kun tilgang til egne data. Faglærere har kun tilgang til informasjon om fravær, karakterer og merknader for egne undervisningsgrupper. Kontaktlærer har tilgang til informasjon om karakterer og fravær i alle fag for egen elevgruppe. Bruk av SA krever brukernavn og passord. Systemet benytter FEIDE-pålogging.

Læringsplattform

Hedmark fylkeskommune benytter en digital læringsplattform hvor lærer og elev/grupper kan samhandle. Dette er et verktøy for informasjon, undervisningsplanlegging, organisering av læringsstoff, innleveringer og arbeidsoppgaver, tilbakemeldinger, samarbeid og vurderinger.  Plattformen har FEIDE-pålogging. Det er viktig at du husker å lukke alle vinduer i nettleseren etter at du har logget ut av læringsplattformen, slik du får melding om.

Fra skoleåret 2016 benytter de videregående skolene i Hedmark fylkeskommune læringsplattformen itslearning.

Innsyn for foresatte til elever under 18 år.

Hedmark fylkeskommune har ikke pålogging for foresatte til læringsplattformen. Elevens passord er strengt personlig og skal ikke deles med noen. Jfr.IT-reglement for elever i videregående skole i Hedmark fylkeskommune. Evt. innsyn i arbeider på læringsplattformen må foregå i samarbeid med eleven etter at denne har logget seg på.

Mer informasjon om It's Learning

Verktøy for plagiatkontroll i læringsplattformen (Ephorus)

Plagiering vil si å utgi andres arbeid som sitt eget. Det er blitt et økende problem innen all utdanning at elever og studenter leverer oppgaver hvor deler av teksten er hentet direkte fra eksterne kilder uten at kilde oppgis. Plagiatkontroll har til hensikt å avdekke dette. Lærerne i faget der dokumentet er sendt inn til plagiatkontroll, skolens administrator og systemadministrator har tilgang til resultatet.

Ephorus er en lukket database.

Ved innsending av et dokument til plagiatkontroll inne i læringsplattformen får den enkelte elev en unik og usynlig ident knyttet til sitt navn. Elevens navn vil derfor aldri bli synlig for andre brukere av Ephorus. Verktøyet kan ikke benyttes som søkemotor og forfatter av dokument kan ikke søkes opp. Det er viktig å huske at dersom det er skrevet et navn inne i teksten som sendes til Ephorus vil dette navnet lagres som en del av dokumentet og blir dermed også søkbart.

Creaza:

Creaza er et digitalt læremiddel bestående oppgavebank, en omfattende innholdsbank og kreative verktøy, som kan brukes av alle elever og lærere i Hedmark fylkeskommune. Du finner Creaza som egen tile i Portalen. Creaza har FEIDE-pålogging.

FEIDE gir Creaza denne informasjonen på vegne av Hedmark fylkeskommune:

  • Fylke
  • Faktisk e-postadresse
  •  Etternavn
  • Rolle (f.eks elev/lærer)
  • Land
  • Fornavn
  • Språk
  • Skolenavn
  • Brukernavn
  • Unik ident på bruker (ofte e-post)

Brukeren kan lage produkter, laste opp materiale og dele dette. Det som lages ligger på brukerens private konto. Læreren kan tildele en oppgave til elever, se arbeidet med oppgaven og kommentere arbeidet. Lærer kan godkjenne arbeider. Utover dette foregår det ikke vurderinger i Creaza.

Office 365 Skytjenester

Office 365 er en skytjeneste som leveres av Microsoft for Hedmark fylkeskommune. Dette benyttes blant annet for å gi tilgang til Microsoft Office programmer og samt en epostkonto. Et minimum av bruker –og gruppeinformasjon synkroniseres jevnlig med Office 365 hvor AD er kilde. Feide benyttes som påloggingsmetode for å få tilgang til Office 365. Brukere blir stengt og fjernet fra skytjenesten samme dag de blir stoppet i SATS (normalt når de er ferdig med opplæringen ved skolen), og etter 30 dager slettes alle brukerens data fra skytjenesten

Utskriftssystem på skolene – gjelder Equitrac og Safecom

En del skoler benytter utskriftssystemene Equitrac eller Safecom. Dette er systemer som holder rede på utskriftene til den enkelte elev og sikrer at utskrifter ikke kommer på avveie. Det er kun elever med egen pin-kode eller studentbevis som kan bruke kontoen for å kopiere eller skrive ut. Brukerdata (bl.a. brukernavn, pin-kode og skolenavn) importeres fra SATS via Active Directory.

Tidspunkt for utskrift, antall sider og navn på utskriftsjobb lagres i systemet. Det er kun eleven og IKT-personellet på skolen som har tilgang til utskriftshistorikk.

Uavhentede utskrifter slettes etter 24 timer. Skolens IKT-personell har tilgang til brukeradministrasjon og påfylling/endring av saldo. Saldoen nullstilles ved skoleslutt og innestående saldo refunderes ikke. Ubrukt saldo kan ikke overføres til neste skoleår.

Trapeze Cert – skoleskyssadministrativt system

  • Inneholder personalia samt opplysninger om daglig (fast) reisestrekning:
  • Fullt navn
  • Fødselsnummer
  • Adresse
  • Skoletilhørighet
  • Skolens start- og sluttider
  • Hjemmeholdeplass
  • Skysskode (ordinær eller evt spesielle behov)

Trapeze Pass – skyssplanleggingsverktøy

Inneholder personalia samt reiseopplysninger:

  • Fullt navn
  • Fødselsnummer
  • Adresse
  • Skoletilhørighet
  • Hentetider
  • Evt. spesielle behov (rullestol etc.)

Det er skyssplanleggere i Hedmark Trafikk samt personale med ansvar for å utstede reisekort som har tilgang til informasjonen. Opplysningene lagres så lenge reisebehovet eksisterer pluss maksimalt 2 år for å ivareta statistikk samt evt. behov for saksbehandling i forbindelse med klager og lignende. Elever med rett til fri skoleskyss ligger også i billettsystemet og ligger der så lenge skyssretten varer.

Økonomisystem – utfakturering

Visma Enterprise benyttes til utfakturering. Følgende persondata overføres fra SATS til kunderegisteret i Visma Enterprise:

  • Fødselsnummer
  • Navn
  • Adresse
  • Postnummer
  • Skole

Portalen

Portalen er en webløsning som gir elever tilgang til flere tjenester uten at de er logget på skolens nettverk. Portalen inneholder ikke personopplysninger, men henter brukerdata fra Active Directory.

Register over fylkeskommunale elev-PC-er

Fylkeskommunene har et elektronisk register over avtaler om å bruke PC i undervisningen, og brukes av de systemansvarlige på den enkelte skole og ansvarlige for PC-ordningen i Hedmark fylkeskommune. Data fra PC-registeret eksporteres til Visma for utfakturering av egenandel. Kontrakten registreres med fødsels- og personnummer.

Feide

Felles Elektronisk IDEntitet - er Kunnskapsdepartementets valgte løsning for sikker identifisering i utdanningssektoren.

Her finner du mer informasjon om FEIDE.

Her kan du lese om personvern og samtykke i Feide

Du kan se hvilke personopplysninger som benyttes av de enkelte tjenesteleverandørene som krever Feide – pålogging via Min Feide

ESA

ESA er Hedmark fylkeskommunes sak- og arkivsystem. I saker hvor det fattes enkeltvedtak som berører den enkelte elev vil personopplysninger om eleven bli lagret her (for eksempel vedtak om spesialundervisning og/eller refsingstiltak). Den enkelte kan begjære innsyn for å få vite hvilke opplysninger som ligger lagret.

OTTO

OTTO er saksbehandlerverktøyet for ansatte i Oppfølgingstjenesten (OT). OTTO inneholder alle ungdommer som i løpet av skoleåret er i kontakt med OT.

I OTTO vil informasjon om ungdommens personalia og status, samt saksbehandlers notater være registrert:

  • Fullt navn
  • Fødselsnummer
  • Adresse m/kommune
  • Ungdommens OT-enhet og saksbehandler
  • Opplæringshistorikk
  • Årsak til kontakt med Oppfølgingstjenesten
  • Ungdommens status
  • Mulighet for å lese felter i VIGO
  • Saksbehandlers notater om kontakt med ungdommen

Tilgang til systemet er begrenset til ansatte i Oppfølgingstjenesten. 

ENGAGE:

ENGAGE er et verktøy for den enkelte lærer hvor intensjonen er å lette lærerens arbeid knyttet til oppfølgingen av den enkelte elev. VOKAL benyttes til å registrere resultater fra både nasjonale kartleggingsprøver og forskjellige lokale prøver, samt mulighet for lærer til å vurdere enkeltelever i forhold til fag/ferdigheter.

Her vil informasjon om elevens personalia være registrert:

  • Fullt navn
  • Fødselsnummer
  • Utdanningsløp
  • Skoletilhørighet
  • Klassetilhørighet
  • Fag- og undervisningsgrupper
  • Fravær inkl. merknader
  • Karakterer inkl. merknader

Tilgang til systemet er begrenset til personell med tjenstlig behov.

Hjernen & Hjertet (H&H):

I H&H får skoleeier og skole samlet data fra ulike kilder med mål om å understøtte et systematisk arbeid med å øke læringsutbyttet for elever i den videregående opplæringen.

H&H bygger på pedagogisk kunnskap og forskning om god praksis for skoleutvikling. I H&H vises relevante data for alle nivåer i fylkeskommunen fra skoleeier til lærer. Data brukes i analyser for å forbedre skolenes resultater og elevenes gjennomføring.

Systemet henter data fra VIGO og UDIR.

Tilgang til systemet er begrenset til personell med tjenstlig behov.

 

Tilbake til toppen