Personvernerklæring

Personvernerklæringen beskriver hva slags personopplysninger vi samler inn, hvordan vi samler dem inn og hva personopplysningene brukes til.
Sist oppdatert 03.10.2018

Generelt om personvern

Ansvar
Fylkesdirektøren er behandlingsansvarlig for Hedmark fylkeskommune.

Hedmark fylkeskommune har også et personvernombud som jobber for at personvernet ivaretas på en god måte for innbyggere og ansatte.

Slik behandler vi personopplysninger

Behandling av personopplysninger er underlagt personopplysningsloven. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Alle personlige opplysninger du gir til oss, blir forsvarlig lagret og fortrolig behandlet.

Opplysningene blir bare lagret så lenge det er nødvendig for at vi skal kunne behandle saken din eller utføre den aktuelle tjenesten.

Vi har interne rutiner for behandling av personopplysninger. Her er krav til informasjonssikkerhet og internkontroll ivaretatt.

Klage på behandlingen
Dersom du ikke er fornøyd med vår behandling av personopplysninger, har du rett til å klage til Datatilsynet.

Kontakt Datatilsynet på e-post: postkasse@datatilsynet.no

Be om dine egne opplysninger

Du har rett til innsyn i dine egne personopplysninger.

Vil du ha innsyn i opplysningene som er lagret om deg, kan du sende informasjon på en sikker kanal til Hedmark fylkeskommune: Du logger deg inn via ID-porten.

Det beste er om du er konkret og beskriver hvilke opplysninger du ønsker innsyn i, så blir det enklere for oss å hjelpe deg.

Du vil få opplysningene dine så snart som mulig og senest innen 30 dager.

Vi sender opplysningene til din digitale postkasse. Alternativt kan opplysningene sendes rekommandert pr. brevpost eller overleveres ved personlig oppmøte mot framvisning av legitimasjon.

Elever og lærlinger

For at fylkeskommunen kan oppfylle sin rolle og ansvar innenfor videregående opplæring har vi personopplysninger for konkret å:

  • behandle søknader om skole- og læreplass og privatisteksamen
  • gjennomføre opplæringsløp, eksamen og fagprøver
  • følge opp ungdom i aldergruppa 16-21 år som ikke har et opplæringstilbud eller jobb
  • samarbeide med hjemmet
  • utstede dokumentasjon for elever, lærlinger og voksne
  • godkjenne faglige ledere i lærebedrifter
  • oppnevne sensorer for fagprøver
  • ha grunnlag for planlegging og oppsett av opplæringstilbud og for å sikre at vilkårene for å tilby opplæring og andre tiltak er oppfylt
  • gjennomføre lovpålagte oppgaver som budsjett, refusjonsordninger, regnskap og rapportering til overordnede myndigheter
Hvilke opplysninger har vi og hvem deler vi med?

Hvilke personopplysninger behandles?

Vi behandler opplysninger om navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon, foresatte/pårørende, klasse, utdanningsprogram og fag, oppgavebesvarelser og vurderinger, test- og prøveresultater, karakterer, fravær og anmerkninger og annen informasjon som er nødvendig for gjennomføring av opplæringen.

I forbindelse med søknad til opplæring på særskilt grunnlag vil også opplysninger om helse og sosiale forhold bli behandlet. Det samme gjelder når det er behov for å gjennomføre lovpålagt tilpasset undervisning.

Informasjon innhentes fra grunn- og videregående skole, folkeregisteret, søkere og de som er under opplæring, ansatte ved skolene, lærebedrifter, sensorer og andre samarbeidsparter som er involvert i gjennomføring og vurdering av opplæringen av den enkelte. Etter samtykke vil dette kunne være PPT, lege og NAV.

Hvem utleverer vi personopplysninger til?

Fylkeskommunen videreformidler ikke personopplysninger til tredjepart for kommersiell bruk. Klasselister er offentlig informasjon, og vil kunne bli utlevert på forespørsel. Et unntak er informasjon om brukere av våre tjenester med hemmelig telefonnummer og/eller adresse. Klasselister publiseres ikke på Internett.

Foresatte til elever under 18 år får informasjon om elevens fravær, fare for å ikke få vurdering i et fag eller orden/oppførsel, andre rettigheter etter opplæringsloven og annen viktig informasjon som ikke er underlagt taushetsplikt. Dette er et krav i opplæringsforskriften § 20-4. For elever over 18 år utleveres dette etter samtykke fra eleven til den eleven oppgir som pårørende.

Lærebedrifter kan etter samtykke fra lærling/praksiskandidat få utlevert taushetsbelagt informasjon om den som er under opplæring.

Personopplysninger utleveres til andre offentlige myndigheter som har et lovgrunnlag for innhenting. Dette er bl.a. Lånekassen, Utdanningsdirektoratet, Nasjonal vitnemålsdatabase, Statistisk sentralbyrå. Personopplysninger vil etter pålegg i opplæringsloven kunne bli utlevert til barnevernstjenesten og til sosialtjenesten etter samtykke fra eleven og eventuelt foresatte.

Hvor lenge oppbevares opplysningene?
Arkivverdig materiale i utdanningsmapper/elevmapper oppbevares ut fra krav i arkivloven. Annen informasjon slettes når den ikke lenger er nødvendig for gjennomføring av fylkeskommunens oppgaver. Dette varierer fra 3 måneder til etter endt skolegang.

Lovhjemmel

Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) med forskrifter er det viktigste behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger.

Tannhelsepasienter

Alle ansatte i tannhelsetjenesten er underlagt taushetsplikt. Alle opplysninger blir ivaretatt på sikreste måte etter gjeldende lover og regler.

Mer om personvern i tannhelsetjenesten

Politikere og medlemmer av råd og utvalg

Hedmark fylkeskommune behandler personopplysninger om politikere for å administrere lønn og personalansvar.

Hvilke personopplysninger behandles?

Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av godtgjøringer, for eksempel skatteprosent, skattekommune, fødselsnummer, kontonummer, telefonnummer og e-postadresse.

Ansatte

Hedmark fylkeskommune behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar.

Hvilke personopplysninger behandles?

Fylkeskommunen registrerer nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel lønnsnivå, tidsregistrering, skattekort, pålegg- og bidragstrekk, skattekommune, kontonummer, utdanning, arbeidserfaring, stillingsprosent og fagforeningstilhørighet. Dessuten registrerer vi kontaktinformasjon, fødselsnummer, kjønn, permisjoner, pensjonskasse, helseopplysninger, sykmeldinger, foreldrepenger og telefonutgifter.

Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Hvor hentes opplysningene fra?

Opplysningene hentes i stor grad fra de ansatte selv. Når det er aktuelt får fylkeskommunen tilgang på opplysninger fra for eksempel Nav, lege, politiet, Arbeidstilsynet, Statens innkrevingssentral, KLP, Statens pensjonskasse og oppgitte referanser (i forbindelse med søkere til stillinger).

Hvem deler vi informasjonen med?

Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer.

Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på fylkeskommunens nettsider.

Sletting

Sletterutiner for personalopplysninger følger kommunelovens forskrifter for regnskapsføring og arkivloven.

Andre (f.eks. søkere av tilskudd, deltakere på konferanser)

Hedmark fylkeskommune behandler personopplysninger i den grad dette er nødvendig for saksbehandling.

Hvilke personopplysninger behandles?

Kontaktinformasjon, i noen tilfeller fødsels- eller personnummer og eiendomsinformasjon.

Fra søkere på transportløyver trenger fylkeskommunen opplysninger om vandel og økonomiske forhold. 

Kontakt oss

Har du spørsmål om personvern kan du kontakte personvernombud:

E-post: personvernombud@hedmark.org
Telefon: 930 21 853

Fant du det du lette etter?

Takk for din tilbakemelding

Hva forsøkte du å finne?